jueves, 6 de septiembre de 2012

CLASIFICACIÓN Y FUNCIONES ARCHIVISTICAS






INTRODUCCIÓN


El proceso archivístico requiere un plan de clasificación sistemático, objetivo, lógico y estable, basado en el análisis conceptual de la información administrativa y de sus fuentes de información legales y normativas, facilitando el resto de operaciones documentales sobre el fondo de archivo (ordenación, descripción, indización, selección, valoración, etc.).
Mientras esté en debate el mismo concepto de clasificación archivística, no podemos sostener que la archivística ha completado un método de trabajo acabado y definitivo. La clasificación es una cuestión metodológica archivística pendiente de resolver.



Sistema nacional de archivos

El sistema nacional de archivos está destinado a planear y coordinar la función archivística en toda una nación, salvaguardar el patrimonio documental de un país y ponerlo al servicio de lacomunidad1 para así lograr homogeneizar y normalizar los procesos archivísticos que facilita la integraciÓn de las instituciones que lo conforman, para apoyar tareas como recopilación, organización, conservación, investigación y difusión de los archivos a nivel nacional, regional y  local
2que conforman una importante fuente historia de un país
3El sistema nacional de archivos vela porque el personal a cargo de los archivos sea calificado y que conozca los documentos del archivo y su utilización para fines de investigación
4 así como por el cumplimiento de los procesos archivísticos en cada uno de los procesos del ciclo de vida de los documentos archivístico.



1. Proteger y defender el “Patrimonio Documental de la Nación” en nuestra Región y optimizar los servicios archivísticos mediante la aplicación de principios, técnicas y métodos.
2. Implementar y fortalecer el archivo Regional de Ica, como órgano rector de los Archivos Públicos, mejorando su funcionamiento.

3. Difundir el valor y la riqueza del Patrimonio Documental de la Nación así como de la gestión archivística en su conjunto.
4. Dar impulso a la capacitación archivística del personal de archivos a nivel regional con el propósito de lograr su especialización.
5. Intensificar acciones para mejorar los procesos, archivísticos a través de la cooperación técnica internacional.


1. Elaborar el diagnóstico sobre la situación administrativa y organizativa de los archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos en el ámbito Regional.
2. Efectuar gestiones ante el Gobierno Regional de Ica, para implementar el Archivo Regional, así como los archivos centrales del sector público.
3. Acopiar los documentos públicos potencialmente integrantes del Patrimonio Documental de la Nación, de archivos de las instituciones sectoriales y notariales.
4. Organizar e implementar armónicamente los archivos componentes del Sistema Nacional de Archivos en la Región mediante acciones de asesoramiento, capacitación y supervisión.
5. Velar por el cumplimiento de la normatividad relacionada con el archivo y documentos.
6. Difundir los conocimientos sobre materia archivística a través de cursos, seminarios, exposiciones, artículos periodísticos, boletines, etc.
7. Programar reuniones periódicas Técnico normativas descentralizadas.
8. Iniciar acciones para gestionar la cooperación técnica internacional a fin de lograr apoyo para el Archivo Regional así como proyectos archivísticos


Organización de archivos 

La Organización Archivística consiste en dar un orden lógico a los documentos generados en las transacciones diarias de las empresas a nivel Histórico teniendo en cuenta unos grupos de series y de subseries que permiten identificar y clasificar la información de tal manera que sea de óptima administración y control, igualmente para que el acceso y la disponibilidad sea instantánea y segura. maneja todas las herramientas que proporcionan las diferentes normas establecidas en el entorno nacional e internacional que son básicas para lograr un buen manejo del Archivo, y entre las cuales se encuentra el Acuerdo 42 de 2002 que establece los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades, que regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. (Para ver más ir a Normatividad

Clasificación archivística

La clasificación es un método de conocimiento y de información. En el ámbito archivístico,
el término "clasificación" puede hacer referencia a dos tipos de operaciones

1. La división de un conjunto documental mediante la agrupación de sus elementos en varias clases o subconjuntos determinados por uno o varios criterios

2. La asignación de un elemento a un conjunto o clase determinado por una operación del tipo 1 Apéndice sobre ISO 15489 Traslado a este apéndice una nota que había crecido excesivamente. En estos momentos, nadie lo duda, debemos prestar una atención especial a la norma ISO 15489. Esta norma, de alcance internacional, puede contribuir decisivamente al desarrollo de los servicios de archivo en las organizaciones públicas y privadas. Por lo mismo, conviene precisar con más detalle el modo en que aborda la cuestión de la clasificación de los documentos de archivo.




FUNCIONES ARCHIVISTICAS

FuncionesArchivísticas: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.