INTRODUCCIÓN
El proceso archivístico requiere un plan de clasificación sistemático,
objetivo, lógico y estable, basado en el análisis conceptual de la información
administrativa y de sus fuentes de información legales y normativas,
facilitando el resto de operaciones documentales sobre el fondo de archivo
(ordenación, descripción, indización, selección, valoración, etc.).
Mientras esté en debate el mismo concepto de clasificación archivística,
no podemos sostener que la archivística ha completado un método de trabajo
acabado y definitivo. La clasificación es una cuestión metodológica
archivística pendiente de resolver.
Sistema nacional de archivos
El sistema nacional de archivos está destinado a planear y coordinar la
función archivística en toda una nación, salvaguardar el patrimonio documental
de un país y ponerlo al servicio de lacomunidad1 para así lograr homogeneizar y normalizar
los procesos archivísticos que facilita la integraciÓn de las instituciones que lo conforman, para apoyar tareas como recopilación, organización, conservación, investigación y difusión de los
archivos a nivel nacional, regional y local
2que conforman una importante fuente
historia de un país
3El sistema nacional de archivos vela porque el personal a cargo de los
archivos sea calificado y que conozca los documentos del archivo y su
utilización para fines de investigación
4 así como por el cumplimiento
de los procesos archivísticos en
cada uno de los procesos del ciclo de vida de los documentos archivístico.
1.
Proteger y defender el “Patrimonio Documental de la Nación” en nuestra Región y
optimizar los servicios archivísticos mediante la aplicación de principios,
técnicas y métodos.
2.
Implementar y fortalecer el archivo Regional de Ica, como órgano rector de los
Archivos Públicos, mejorando su funcionamiento.
3. Difundir el valor y la riqueza del Patrimonio Documental de la Nación así como de la gestión archivística en su conjunto.
4.
Dar impulso a la capacitación archivística del personal de archivos a nivel
regional con el propósito de lograr su especialización.
5.
Intensificar acciones para mejorar los procesos, archivísticos a través de la
cooperación técnica internacional.
1.
Elaborar el diagnóstico sobre la situación administrativa y organizativa de los
archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos en el ámbito Regional.
2.
Efectuar gestiones ante el Gobierno Regional de Ica, para implementar el
Archivo Regional, así como los archivos centrales del sector público.
3.
Acopiar los documentos públicos potencialmente integrantes del Patrimonio
Documental de la Nación, de archivos de las instituciones sectoriales y
notariales.
4.
Organizar e implementar armónicamente los archivos componentes del Sistema
Nacional de Archivos en la Región mediante acciones de asesoramiento,
capacitación y supervisión.
5.
Velar por el cumplimiento de la normatividad relacionada con el archivo y
documentos.
6.
Difundir los conocimientos sobre materia archivística a través de cursos,
seminarios, exposiciones, artículos periodísticos, boletines, etc.
7.
Programar reuniones periódicas Técnico normativas descentralizadas.
8. Iniciar acciones para gestionar la cooperación
técnica internacional a fin de lograr apoyo para el Archivo Regional así como
proyectos archivísticos
Organización de archivos
La Organización Archivística consiste en dar un orden lógico a los documentos
generados en las transacciones diarias de las empresas a nivel Histórico
teniendo en cuenta unos grupos de series y de subseries que permiten
identificar y clasificar la información de tal manera que sea de óptima
administración y control, igualmente para que el acceso y la disponibilidad
sea instantánea y segura. maneja todas las herramientas que
proporcionan las diferentes normas establecidas en el entorno nacional e
internacional que son básicas para lograr un buen manejo del Archivo, y entre
las cuales se encuentra el Acuerdo 42 de 2002 que establece los criterios
para la organización de los archivos de gestión en las entidades, que regula
el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26
de la Ley General de Archivos 594 de 2000. (Para ver más ir a Normatividad
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Clasificación archivística
La clasificación es un método de conocimiento y de información. En el
ámbito archivístico,
el término "clasificación" puede hacer referencia a dos tipos
de operaciones
1. La división de un conjunto documental mediante la agrupación de sus
elementos en varias clases o subconjuntos determinados por uno o varios
criterios
2. La asignación de un elemento a un conjunto o clase determinado por
una operación del tipo 1 Apéndice sobre ISO 15489 Traslado a este apéndice una nota que había crecido excesivamente. En
estos momentos, nadie lo duda, debemos prestar una atención especial a la norma
ISO 15489. Esta norma, de alcance internacional, puede contribuir decisivamente al
desarrollo de los servicios de archivo en las organizaciones públicas y
privadas. Por lo mismo, conviene precisar con más detalle el modo en que aborda
la cuestión de la clasificación de los documentos de archivo.
FUNCIONES ARCHIVISTICAS
FuncionesArchivísticas: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para
adelantar la gestión de los
documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las
entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento
hasta su disposición final.
Son
funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el
almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción
documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y
el servicio que con llevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos
concretos, facilidad de acceso y consulta.
Disculpe muy interesante su blog... Sólo un detalle en la descripción no indica el contexto donde realizaron este trabajo tampoco indican ciudad, país y organismo donde se hizo o se recomienda hacer. Quisieramos saber estos datos para mantener comunicación estratégica en cuanto a esta disciplina científica. Gracias...
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